Hà Tuấn Việt
Trợ lý pháp lý
Ngày 14/11/2019 vừa qua, Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (“Thông tư 68”) đã chính thức có hiệu lực thi hành. Thông tư 68 đã hướng dẫn và làm rõ các quy định mang tính trọng yếu của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, trong đó có một số nội dung đáng chú ý như sau:
1. Quy định về thời điểm phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 3 Điều 26 Thông tư 68 thì kể từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 68. Như vậy, từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt in hoặc đặt mua của cơ quan thuế).
2. Nội dung và thời điểm lập hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Thông tư 68 thì nội dung của hóa đơn điện tử đã được sửa đổi về ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn, đồng thời quy định rõ ràng về các trường hợp và lĩnh vực cụ thể mà trong đó hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.
Ngoài ra, Thông tư 68 cũng đã hướng dẫn và xác định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các hoạt động và lĩnh vực khác nhau như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin, xây dựng, lắp đặt, kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán… phù hợp với quy định tại Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
3. Điều kiện của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Để trở thành tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, Điều 23 Thông tư 68 quy định các tổ chức phải đáp ứng các điều kiện cụ thể về chủ thể, tài chính, nhân sự và kỹ thuật theo đúng quy định, đây là nội dung mà trước đó Nghị định 119/2018/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể, bao gồm:
a) Về chủ thể: Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:
– Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
– Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
– Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
b) Về tài chính: Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
c) Về nhân sự:
– Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
– Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
d) Về kỹ thuật:
– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại mục d, khoản 1 Điều 32 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
– Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật theo quy định tại Điều 23 Thông tư 68.
4. Quy định về xử lý chuyển tiếp
Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các đơn vị vẫn có thể áp dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành trong trường hợp cơ quan thuế chưa có thông báo chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 68, trong trường hợp phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, tiếp đó thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.